volunteers:aufgaben [Vintage Computing Festival Berlin 2021]

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====== Aufgaben ======

Auf einem gemischen Vor-Ort- und Online-VCFB gibt es viel zu tun! Hier möchten wir euch die anfallenden Aufgaben vorstellen und hoffen, dass ihr Lust habt, uns dabei zu unterstützen. Jede*r kann mitmachen, es werden keine Vorkenntnisse benötigt und wir geben euch gerne eine Einführung. Wenn ihr mitmachen möchtet, meldet euch einfach unter <info@vcfb.de> oder im IRC-Kanal [[irc://irc.libera.chat/#vc-de|#vc-de im libera-Netzwerk]]. Wir legen euch dann nach Bedarf Accounts in diesem Wiki und in [[https://bbb.vcfb.de/b|unserem Videokonferenzsystem]] an. Tragt euch auch gerne auf der [[https://mailman.vcfb.de/mailman/listinfo/helfer-vcfb.de|Helfer-Mailingliste]] ein, dort erfahrt ihr ein paar mal im Jahr Neuigkeiten zum VCFB.

Damit wir einen Überblick haben, wer wann wo hilft, **tragt euch bitte im [[https://vcfb.pads.ccc.de/2021-schichtplan|Schichtplan]] ein**, wenn ihr eine Schicht übernehmen möchtet.

===== Aufbau/Abbau =====

Donnerstag, 7. Oktober, Freitag, 8. Oktober bis 14:00. Tische tragen, Stromkabel legen, Stellwände aufbauen

===== Netzwerk =====

LAN- und WLAN-Netzwerk aufbauen

===== Techniktests =====

Ihr testet mit den Teilnehmenden des virtuellen Teils vor der Veranstaltung, ob mit Mikrofonen, Kameras, Licht, Screen Sharing usw. alles wie gewünscht funktioniert. Hierfür ist es von Vorteil, wenn ihr euch mit dem Videokonferenzsystem [[https://de.wikipedia.org/wiki/BigBlueButton|BigBlueButton]] (BBB) schon auskennt. Wir geben auch ansonsten auch gerne eine Einführung am 6. Oktober (TODO: wann?) am [[https://bbb.vcfb.de/b/adm-opi-exq-vnr|BBB-Infodesk]]. Für die Tests mit den Teilnehmenden werden wir am 6. Oktober Zeiten anbieten. Tragt dazu bitte im [[https://vcfb.pads.ccc.de/2021-schichtplan|Schichtplan]] ein, wann ihr Zeit habt.

Benötigt werden:
  * ein halbwegs aktueller PC, zwei Screens sind von Vorteil,
  * ein aktueller Firefox oder Chrome, mit dem BBB genutzt werden kann,
  * ein Mikrofon und gerne auch eine Webcam für die Kommunikation mit den Teilnehmenden,
  * ggf. Englischkenntnisse.

===== Virtueller Infodesk =====

Ihr beantwortet während der virtuellen Veranstaltung Besuchern und Teilnehmenden Fragen rund um das VCFB im [[https://bbb.vcfb.de/b/adm-opi-exq-vnr|BBB-Raum "Infodesk"]]. Hierzu werden keine Vorkenntnisse benötigt, wir geben euch eine Einführung zu Beginn eurer Schicht. Wenn ihr vorher schonmal durch das Wiki stöbert, seid ihr gut vorbereitet. Den Infodesk betreut ihr immer zu zweit. Falls es doch mal eine Frage geben sollte, die ihr nicht beantworten könnt, könnt ihr euch jederzeit an **zeltophil** wenden. zeltophils und andere wichtige Kontaktdaten werden am Infodesk hinterlegt.

Benötigt werden:
  * ein halbwegs aktueller PC, zwei Screens sind von Vorteil,
  * ein aktueller Firefox oder Chrome, mit dem BBB genutzt werden kann,
  * ein Mikrofon und gerne auch eine Webcam,
  * ggf. Englischkenntnisse.

===== Infodesk vor Ort =====

Wie der Virtuelle Infodesk, nur eben vor Ort. PC wird nicht benötigt.

===== Einlass =====

3G-Status prüfen, Zugang dokumentieren, aktuelle Personenzahl ermitteln

===== Vorträge =====

Wir verwenden für die Vorträge das Videokonferenzsystem [[https://de.wikipedia.org/wiki/BigBlueButton|BigBlueButton]] (BBB). 15–20 Minuten vor Beginn des Vortrags kommt der Vortragende in den nichtöffentlichen BBB-Raum "Speaker Lounge". Dort überprüft die Speaker-Lounge-Betreuung nochmal, ob die Technik des Vortragenden funktioniert. Die Vorträge werden aus einem nichtöffentlichen BBB-Raum gestreamt, in dem sich nur der Vortragende und die Vortragsmoderation befinden. Wenn alles bereit und der vorhergehende Vortrag vorbei ist, gibt die Speaker-Lounge-Betreuung dem Vortragenden den Link zum BBB-Vortragsraum. Der Vortragende wechselt in den BBB-Vortragsraum und hält nach der Anmoderation dort seinen Vortrag. Um Streaming und Recording kümmern sich **heurekus** und das VOC im Hintergrund. Für die anschließende Diskussionsrunde wechselt der Vortragende in einen öffentlichen BBB-Raum, in dem Besucher Fragen stellen können. Dort unterstützt ihn die Q&A-Moderation. Die Diskussionsrunden werden nicht gestreamt oder aufgezeichnet. Die Links zu den BBB-Diskussionsräumen finden sich ab dem 8. Oktober im [[:vortraege_workshops#vortraege|Vortragsprogramm]] unter den jeweiligen Vorträgen.

Ein paar Vorträge werden schon vorher aufgezeichnet und dann zu den entsprechenden Zeiten nach einer Anmoderation eingespielt. Die Q&A-Runden nach dem Vortrag laufen genauso wie für normale Vorträge ab.

**Wenn ihr bei der Durchführung der Vorträge helfen wollt, kommt bitte am Freitag, den 8. Oktober um 19:00 Uhr in den [[https://bbb.vcfb.de/b/adm-opi-exq-vnr|BBB-Raum "Infodesk"]].** Wir geben euch dort eine Einführung und teilen euch die benötigten Links mit. Dort könnt ihr auch jederzeit während der Veranstaltung vorbeikommen, falls es Schwierigkeiten gibt. Für schnelle Absprachen könnt ihr uns auch im IRC-Kanal [[irc://irc.libera.chat/#vc-de|#vc-de im libera-Netzwerk]] ansprechen.

==== Speaker-Lounge-Betreuung ====

Ihr begrüßt die Vortragenden im BBB-Raum "Speaker Lounge" 15–20 Minuten vor ihrem Talk. Überprüft mit den Vortragenden, ob deren Mikrofone und Videokameras funktionieren. Beobachtet im Hintergrund den [[:stream|Stream]] und informiert die Vortragenden über den Stand des aktuell noch laufenden Vortrags. Wenn der Vortrag vorbei und die Vortragsmoderation bereit ist, gebt ihr den Speakern den Link in den eigentlichen BBB-Vortragsraum, in dem dann der Vortrag läuft. Die benötigten Links teilen wir euch bei der Einführung mit. 

Einige Vorträge sind voraufgezeichnet, in diesem Fall müsst ihr nur die Technik mit den Vortragenden überprüfen und ihnen Bescheid sagen, wenn das Video im Stream vorbei ist. Die Vortragenden wechseln dann direkt in den öffentlichen BBB-Diskussionsraum. Die Links zu den BBB-Diskussionsräumen finden sich ab dem 8. Oktober im [[:vortraege_workshops#vortraege|Vortragsprogramm]] unter den jeweiligen Vorträgen.

Benötigt werden:
  * ein halbwegs aktueller PC, zwei Screens sind von Vorteil,
  * ein aktueller Firefox oder Chrome, mit dem BBB genutzt werden kann,
  * ein Mikrofon und gerne auch eine Webcam für die Kommunikation mit den Vortragenden.

==== Vortragsmoderation ====

Ihr wartet im BBB-Vortragsraum und übernehmt von der Speaker-Lounge-Betreuung den nächsten Vortragenden. Wenn er mit Mikrofon, Videokamera, etc. bereit ist und der nächste Slot beginnt, stellt ihr den Vortragenden und das Thema vor und übergebt ihm dann das Wort. **Achtung: Ihr seid also im [[:stream|Stream]] und in den Aufzeichnungen!** Ihr bleibt während des Vortrags im Raum, um schnell Hilfe leisten zu können und falls es Probleme geben sollte auch heurekus, der sich um Streaming und Recording kümmert, zu alarmieren (TODO: wie?). Um das Streaming und Recording müsst ihr euch nicht kümmern. Ihr behaltet die Zeit im Auge und weist ggf. den Vortragenden darauf hin, zum Ende zu kommen. Nach Ende des Vortrags dankt ihr dem Vortragenden und kündigt an, dass die Besucher ihm im Anschluss in einem öffentlichen BBB-Raum Fragen stellen können. Die Links zu den BBB-Diskussionsräumen finden sich ab dem 8. Oktober im [[:vortraege_workshops#vortraege|Vortragsprogramm]] unter den jeweiligen Vorträgen, den nichtöffentlichen Link zum BBB-Vortragsraum teilen wir euch bei der Einführung mit.

Einige Vorträge sind voraufgezeichnet, in diesem Fall müsst ihr nur den Vortragenden und das Thema vorstellen. heurekus/zeltophil spielen dann das Video ein. Nach Ende des Videos dankt ihr dem Vortragenden und kündigt die Diskussionsrunde an.

Benötigt werden:
  * ein halbwegs aktueller PC, zwei Screens sind von Vorteil,
  * ein aktueller Firefox oder Chrome, mit dem BBB genutzt werden kann,
  * ein Mikrofon und am besten auch eine Webcam und ausreichend Licht für die Moderation,
  * ggf. Englischkenntnisse für die Moderation der englischen Talks.

==== Q&A-Moderation ====

Ihr unterstützt den Vortragenden bei der Moderation der Frage-und-Antwort-Session nach seinem Vortrag im BBB-Diskussionsraum. Ihr behaltet den Text-Chat im Auge und stellt ggf. dort gestellte Fragen dem Vortragenden, falls diese übersehen wurden. Die Diskussionsrunden werden nicht aufgezeichnet. Die Links zu den BBB-Diskussionsräumen finden sich ab dem 8. Oktober im [[:vortraege_workshops#vortraege|Vortragsprogramm]] unter den jeweiligen Vorträgen.

Benötigt werden:
  * ein halbwegs aktueller PC, zwei Screens sind von Vorteil,
  * ein aktueller Firefox oder Chrome, mit dem BBB genutzt werden kann
  * ein Mikrofon und gerne auch eine Webcam für die Moderation
  * ggf. Englischkenntnisse.

===== Stream aus Vor-Ort-Ausstellung =====

Am Samstag und Sonntag soll jeweils eine Stunde lang aus der Ausstellung im Pergamon-Palais gestreamt werden. Ausstellende, die hieran teilnehmen möchten, können in ca. 10 Minuten ihr Ausstellungsthema präsentieren. Hierzu streamt ihr von einem Smartphone in unser Vortrags-BBB.

Von allen teilnehmenden Ausstellenden wird im Voraus das Einverständnis eingeholt. Besuchende werden nicht aufgezeichnet. Damit nicht versehentlich Besuchende vor die Kamera laufen, bekommt ihr eine Warnweste zur deutlichen Kennzeichnung als Kamerateam.

Benötigt wird:
  * ein Smartphone,
  * gerne eine eigene Warnweste.

===== FAQ =====

Falls wir noch wichtige Infos vergessen haben, werden wir hier die Fragen und Antworten sammeln.
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